Beheer van ERP is een fluitje van een cent!

In veel bedrijven zijn verborgen kosten aanwezig als het gaat om het beheren van de IT oplossing. Vaak is men afhankelijk van een specialist…

En omdat die IT-jongens al duur genoeg zijn, wordt voor het beheer van het ERP-systeem vaak beroep gedaan op een ‘mannetje’. Dat klinkt natuurlijk allemaal heel aannemelijk, want een freelancer kan vaak snel de vragen beantwoorden en snel problemen oplossen. De schaduwzijde is dat dezelfde goeroe vaak ad-hoc wordt ingeschakeld en dat vragen en oplossingen door gebrek aan tijd en aandacht niet worden gedocumenteerd.

Niet transparant

Wat precies de kosten zijn om een verstoring of vraag op te lossen, wordt vaak niet gemeten en is dus niet inzichtelijk. Dit wordt nog vervelender als verstoringen blijven voorkomen en op het snijvlak van hardware en software liggen.

Onze stelling is dat u, als u het beheer professioneel aanpakt, de onderhoudskosten kunt verlagen en de terugverdientijd van uw IT omgeving kunt verkorten. Door beheer van Microsoft Dynamics AX serieus te nemen, in te richten en continue te verbeteren krijgt u meer inzicht in de kosten. Bovendien zorgen goede documentatie, een gedegen analyse en een multidisciplinaire aanpak ervoor dat veel (toekomstige) problemen en kosten kunnen worden voorkomen.

Operationele beheerskosten

Laten we nog even teruggaan naar het inzicht in de beheerskosten. Volgens de ITIL-beschrijving bestaan beheerskosten uit ‘alle kosten die geassocieerd kunnen worden met het verkrijgen, onderhouden en gebruiken van een activa over de levenscyclus van de activa’. Dit gaat dus duidelijk over het operationele gebied van de IT omgeving. Onderstaand zal ik bij een aantal beheerprocessen aangeven hoe deze de TCO kan verlagen.

  • Incident Management. Dit betreft het effectief verwerken van vragen en verstoringen. Het opzetten van een efficiënt proces en maatregelen, zoals getrainde mensen en gedocumenteerde oplossingen, zullen ervoor zorgen dat vragen en verstoringen sneller worden opgelost. Oftewel, de IT-omgeving is meer beschikbaar.
  • Problem Management. Dit gaat over het analyseren van vragen en verstoringen om zo te bepalen of er structurele verbetering mogelijk is. Vervolgens zal een oplossing worden ontwikkeld voor deze problemen. Dit zal direct leiden tot verlaging van het aantal incidenten en daarmee ook tot een hogere beschikbaarheid van de IT-omgeving.
  • Monitoring. Het tijdig signaleren van uitval, niet lopende processen en batches, foute transacties, vollopende databases en schijven en het hebben van trendinformatie zal leiden tot minder uitval.
  • Change Management. Het zorgen voor een helder proces van de initiatie van een ‘Request For Change’ tot en met de implementatie van deze change. Incluis een goedkeurings-, test- en ontwikkelproces zal ervoor zorgen dat de TCO verlaagd.

Wanneer bovenstaande processen goed worden ingericht, kunnen zij de TCO verlagen. In het vervolg van dit artikel zal ik stilstaan bij de ROI van het IT-systeem.

ROI

In veel gevallen is het lastig om de exacte ROI van het IT-systeem te bepalen. Ontwikkelingen aan de bestaande IT-omgeving worden veelal bij de TCO gerekend. Onderstaand figuur geeft een eenvoudige weergave van de ROI bepaling weer.

In deze bepaling is zichtbaar dat de ROI kan worden verbeterd door inkomsten te verhogen, kosten te verlagen en activa op een juiste manier te beheren:

  • Inkomsten kunnen worden verbeterd door de functionele organisatie en dienstenportfolio goed te laten aansluiten.
  • Kosten kunnen worden verlaagd, zoals bij het deel over TCO is weergegeven.
  • Qua activa is in de figuur een opsomming gegeven. Betreffende hardware en software is standaardisatie het devies. Bij projecten is projectmanagement en methodiek belangrijk en bij contracten gaat het om contractbeheer. De belangrijkste elementen van activa zijn echter communicatie en mensen. Om grip te krijgen op beheerslast en prestaties te verbeteren is het belangrijk om te sturen op heldere rol en taakverdeling en om getrainde en bekwame mensen op de juiste klussen te plaatsen.

Door het beheer van uw IT-omgeving serieus te nemen, in te richten en continue te verbeteren zal er niet alleen inzicht komen in de TCO en ROI van de IT-omgeving, maar zal het ook mogelijk worden om de TCO te verlagen en de ROI te verbeteren.

Ik hoop dat ik u heb kunnen prikkelen om aandacht te geven voor een goed beheer van de IT omgeving. Al is het maar om inzicht te hebben en te kunnen sturen op uw TCO en ROI. Het gaat immers niet om de techniek, maar om de kansen, mogelijkheden en oplossingen die de IT omgeving uw organisatie biedt.

Wilt u reageren op deze column of herkent u dit in de praktijk? Schroom dan niet om te reageren via bverweerd@hso.com.


Terug naar overzicht