Document Management in AX

Bij traditionele SharePoint dienstverleners is het een trend om veel over “zaakgericht werken” te spreken. In essentie gaat het erom dat er door een organisatie op documenten moet worden samengewerkt op basis van een bepaald proces. Hierbij worden documenten en workflows in SharePoint zo ingericht dat het totaalproces van de zaak in kwestie goed kan worden gestuurd en gemanaged. Daarbij is het van groot belang dat elke persoon die een bijdrage aan de zaak moet leveren eenvoudig en snel toegang heeft tot de juiste documenten op het moment dat de persoon deze nodig heeft. Met name dit laatste punt maakt dat op SharePoint gebaseerde zaakgerichte oplossingen niet alleen populair zijn, maar ook uiterst succesvol.

Het gecontroleerd, maar ook eenvoudig en efficiënt, toegang geven tot de juiste documentatie is één van de, en wellicht wel hét sterke punt, van SharePoint. Mits er maar voor gezorgd wordt dat de gebruikers de juiste metadata correct invullen. Metadata zijn extra gegevens over een digitaal bestand, het document, op basis waarvan onder meer het bestand goed kan worden opgeslagen en eenvoudig kan worden gevonden.

Die “zaken” kennen wij in de Dynamics AX wereld uiteraard al langer. Alleen dan heten ze verkooporders, offertes, projecten, calls, servicemeldingen, calculaties, cases etc. etc. Daar waar het bij zaakgericht werken al documenten zijn, is het in Dynamics AX veelal nog zeer gestructureerde data. In Dynamics AX worden de processen van ‘nature’ vormgegeven en waar nodig aangevuld met workflows. Binnen HSO hebben we dan ook een zeer sterke focus op de data op basis waarvan documenten gemaakt kunnen worden. Daar waar mogelijk proberen we ervoor te zorgen dat de wijziging in de Dynamics AX database plaatsvindt, in plaats van in een document. Volledig gecontroleerd beheer op data is vele malen eenvoudiger dan op documenten. Al was het maar omdat een document altijd wel naar een lokale schijf kan worden gekopieerd.

Zelfs met een zekere focus op data is het duidelijk dat, in steeds toenemende mate binnen die Dynamics AX zaken, documenten worden gemaakt, bewerkt, verstuurd en ontvangen. Ook de vorm van wat als document moet worden beschouwd, wordt daarbij alsmaar meer divers en digitaal (word, excel, email, pdf, foto’s, etc.). Om hierover controle te krijgen of te houden zijn nieuwe technologische toepassingen noodzakelijk. Het is duidelijk dat Dynamics AX alleen hier niet meer het hoofd aan kan bieden.

Binnen HSO hebben we de afgelopen jaren hard gewerkt aan een oplossing waarbij documenten beheerd kunnen worden in SharePoint en automatisch worden gekoppeld aan de “zaak” in Dynamics AX. Dit wordt gedaan op een uiterst slimme wijze waarbij:

  • De gebruiker niet meer wordt lastiggevallen met het invullen van allerlei metadata;
  • Documenten daarbij op een volledig beheerde plaats in SharePoint worden opgeslagen;
  • De documentnamen op basis van de metadata worden omgezet naar een uniforme benaming die bedrijfsbreed consistent en zinvol is. De originele naam wordt uiteraard ook weer metadata van het document;
  • Voor “zaken”, lees klanten, leveranciers, orders, (interne) projecten, klantobjecten, cases etc. worden zowel interne als externe samenwerkings-werkruimtes (sites) aangemaakt, waar door middel van slimme zoekmethoden naar documenten met relevante metadata “automatisch” alle voor “de zaak” relevante documenten worden getoond. De gebruiker hoeft dus nooit meer te zoeken!;
  • Als documenten verjaard zijn, kunnen ze geautomatiseerd en gecontroleerd, eventueel geback-upt, worden verwijderd.

De HSO document management oplossing is de combinatie van het beste dat SharePoint en Dynamics AX te bieden hebben op het gebied van document management.

Samen met de HSO Connector kunnen de vele voordelen ook worden uitgebreid naar andere applicaties als CRM. De HSO connector zorgt ervoor dat relevante data tussen bijvoorbeeld Dynamics CRM en Dynamics AX synchroon blijft. Hierdoor is het mogelijk geworden dat dezelfde document management functionaliteiten zowel in Dynamics CRM als in Dynamics AX geïntegreerd kunnen worden.

De “Business Value” van de HSO Document management oplossing is evident. Het stelt bedrijven in staat om grip te krijgen op de toenemende documentenstroom en deze efficiënt en effectief in te zetten in de bedrijfsprocessen. Het beheren van documenten is niet meer een last, maar ondersteunt de gebruikers in hun verantwoordelijkheden en het uitvoeren van taken. Dit kan alleen maar tot winst leiden!


Terug naar overzicht