ERP vernieuwing Microsoft Dynamics AX 2012 bij Koninklijke Jongeneel en RET door HSO

Op 30 september 2013 zijn Koninklijke Jongeneel en RET, onderdelen van het Deli concern, succesvol live gegaan met Microsoft Dynamics AX 2012 voor crediteuren en debiteuren, geïmplementeerd door HSO. Houthandel Koninklijke Jongeneel B.V. verkoopt hout, plaatmaterialen en (af)bouwproducten aan professionals vanuit een landelijk netwerk met 44 vestigingen, RET bouwmaterialen is importeur en distributeur van plaatmateriaal en gevelbekleding. De formules Megamat, vloerengroothandel De Betuwe en Hillegersbergsche Gevelproducten maken deel uit van de groep.

Het is de eerste van twee stappen om de Centrale Administratie, het financiële shared service center van de groep, over te zetten op Microsoft Dynamics AX 2012. Arend Guijt (CIO Deli): “Het lijkt misschien een kleine stap, maar hier hebben we al bijna 20 jaar tegenaan gehikt. One small step for systems, one giant leap voor Ret / Jongeneel.”

http://www.hso.com/wp-content/uploads/2013/12/RET-logo4.jpgIn 2012 zijn Koninklijke Jongeneel en RET, onderdeel van het Deli concern, in het kader van een meerjarig IT-vernieuwingsprogramma (AXI) voor een migratie naar Microsoft Dynamics AX, gestart met een AX2012 partnerselectie voor de 1e fase (FundAx). Doelstelling van FundAx is om financiële stamdata in het centrale transactieverwerkende systeem BIOS te migreren naar AX in combinatie met de vervanging van het financiële systeem IBIAS en aanpalende systemen voor o.a. credit management, automatische aflettering, matching, factuurscanning en vaste activa.

Tevens is in het kader van FundAx de financiële administratie van Jongeneel Projecten geautomatiseerd. Gezien het complexe systeemlandschap is de ESB-oplossing Biztalk geïmplementeerd. Als rapportage tool is TimeXtender geïntroduceerd, als beoogd opvolger van het in gebruik zijnde BO. In juni 2012 is HSO geselecteerd als partner voor het realiseren van FundAx in samenwerking met de ICT afdeling van Deli. Mitopics heeft het selectie en inkoopproces begeleid en invulling gegeven aan het projectmanagement gedurende de implementatie.

http://www.hso.com/wp-content/uploads/2013/12/Jongeneel_logo.jpgDe implementatie is gestart met een Proeftuin fase, waarin inrichtingsbesluiten zijn vastgesteld en getoetst in het kader van AXI. Daarnaast is in detail gekeken naar alle systeemeisen voor het financiële domein, inclusief een Fit / Gap analyse voor de functionaliteit en specificaties van onderliggende koppelingen. Naast een beschrijving van de functionele en technische scope heeft deze Proeftuin fase ook een onderbouwd en volledig budget voor de totale implementatie opgeleverd.

In de implementatiefase is een projectorganisatie ingericht uitgaande van de vijf financiële domeinen: debiteuren, crediteuren, liquiditeiten, financiële administratie/rapportage en vaste activa. De inrichting in AX, incl. het maatwerk voor onderkende GAPs, de benodigde koppelingen en de uit te voeren conversies zijn toebedeeld aan één van de domeinen. Per domein is vervolgens in verschillende CRP-sessies (Conference Room Pilot) toegewerkt naar het volledige integraal kunnen demonstreren van de werking. Dit vormde tegelijkertijd ook de grootste uitdaging, het zodanig fine tunen van inrichting, interface en conversie dat alle processen binnen de verschillende financiële domeinen konden worden doorgetest en doorgespeeld. Hiervoor is onder andere een nieuw stuk technologie (Biztalk) geïntroduceerd binnen de DICT systemen, hiermee is AX geautomatiseerd gekoppeld aan een aantal bestaande systemen, die ook na FundAx nog in gebruik blijven.

Uiteindelijk zijn de resultaten per domein samengebracht in een aantal Keten Integratie Testen om de volledige werking van het nieuwe systeem voor de Centrale administratie te valideren. Op 23 september heeft de Stuurgroep groen licht gegeven voor de live gang. Marco van Buren (ICT manager Deli) op 30 september: “Jongeneel en RET zijn sinds vandaag live met debiteuren/crediteuren. Een complex stuk werk omdat BIOS nu door AX wordt gevoed. Waar al tientallen jaren over is gesproken, hebben wij nu daadwerkelijk voor elkaar gekregen: een begin van ERP in productie! Nieuw zijn AX 2012, Biztalk en TimeXtender.”

Bron Mitopics


Terug naar overzicht