Hoe zet je een Business Intelligence (BI) project op? Praktijkcase van Hertek

Hertek, importeur en distributeur van brandmeld-, noodverlichting-, zorg- en communicatiesystemen, wilde meer grip op haar bedrijfsvoering. Het bedrijf wilde beter op potentiële problemen kunnen anticiperen, maar miste de juiste stuurinformatie. Daarom werd besloten een Business Intelligence (BI)-project op te zetten.

Sindsdien kan Hertek heldere analyses van bedrijfsinformatie maken en worden beslissingen genomen op basis van betrouwbare stuurinformatie. ICT manager Ralf Peeters deelt zijn ervaringen.

Werkgroepen

Hertek begon haar BI-aanpak met het vaststellen van de belangrijkste Kritische Prestatie Indicatoren, waaronder omzet, winst, uren, contractwaarde en voorraad. Per KPI zijn vervolgens werkgroepen gevormd, die de KPI’s volgens een vast format beschreven hebben. Ook werd vastgesteld wie er voor de KPI verantwoordelijk is. Vervolgens zijn de KPI’s ingericht in een dashboard, dat werkt met data uit Microsoft Dynamics AX: het ERP-systeem van Hertek.

Waardevolle analyses

De BI-aanpak verschaft Hertek inzicht in zijn resultaten. De bedrijfsprocessen zijn onder controle en Hertek kan - indien nodig - op tijd bijsturen. Ralf Peeters, Hoofd ICT bij Hertek: “We kunnen nu waardevolle analyses maken op basis van data uit Microsoft Dynamics AX.. Het mooie is dat we hierbij met behulp van draaitabellen en driedimensionale datakubussen, ontzettend veel verschillende dwarsdoorsneden kunnen maken. Een paar voorbeelden: we kunnen de omzet van een bepaald product in een bepaald land zien. We kunnen zien hoe het komt dat een product in een bepaalde regio minder verkoopt t.o.v. voorgaande jaren. En we kunnen kijken aan welk factoren het ligt als we over ons budget dreigen te gaan bij een project. De rapportagemogelijkheden zijn echt legio.”

Wijzigingen

Momenteel worden de laatste KPI’s gedefinieerd. Peeters benadrukt dat het van groot belang is om deze van tevoren zo goed mogelijk te omschrijven, “je moet goed weten welke informatie je wilt verzamelen”. Maar hij wijst er ook op dat je nooit alles van tevoren kunt ondervangen. “In de praktijk blijkt het een interatief proces waarin gaandeweg toch nog wel wijzigingen nodig zijn. Oorspronkelijke definities worden herzien, wat zorgt voor meerwerk. Maar dat kun je eigenlijk niet voorkomen bij dit soort projecten, waar je onderweg wijzer wordt door voortschrijdend inzicht.”

Focus op 1 KPI

Peeters waarschuwt bedrijven dat ze moeten oppassen dat ze niet op tientallen parameters gaan sturen. “Je kunt alles automatiseren, maar moet ergens een grens trekken. Bedenk van tevoren wat je echt belangrijk vindt en maak goede afspraken over wat je wel en niet in je rapportages op wilt nemen.” Hij heeft nog een tip: “Focus je op 1 KPI tegelijk. Wij hebben alle KPI’s tegelijk opgepakt waardoor we de focus verloren. As je ze één voor één aanpakt, zit je goed in de materie en kun je een KPI netjes afronden voor je naar de volgende gaat. Uiteindelijk levert dit volgens mij het snelste en beste resultaat op.”

 

 


Terug naar overzicht