Nieuw ERP systeem Microsoft Dynamics AX voor Zuyd Hogeschool

Zuyd, de grootste HBO-instelling in Zuid-Limburg, is in september 2012 gemigreerd naar Microsoft Dynamics AX 2009. Om dit traject te leiden werd HSO gekozen als systemintegrator voor de migratie van het ERP-systeem en PwC als de businessconsultant. De expertise van PwC op het gebied van organisatieveranderingen met brede impact gekoppeld aan kennis van Microsoft Dynamics AX, de diepgaande kennis van HSO van Microsoft Dynamics AX en het uitvoeren van migratietrajecten, en het nemen van eigenaarschap door Zuyd hebben gezamenlijk tot een succesvol project geleid.

ZUYD

Bij Zuyd (www.Zuyd.nl) volgen ruim 15.000 studenten onderwijs. De hogeschool biedt 40 bacheloropleidingen en 12 masteropleidingen op locaties in Heerlen, Sittard en Maastricht. Bij Zuyd werken bijna zeventienhonderd medewerkers.

DE SITUATIE

De belangrijkste reden om over te stappen op Microsoft Dynamics AX 2009 was het doorvoeren van de nieuwe businessarchitectuur die Zuyd eind 2011 heeft vastgesteld. Hierbij streefde Zuyd naar het terugdringen van maatwerk, om op basis van best-practices te gaan werken en tegelijk Microsoft Dynamics AX 2009 meer te benutten voor de interne beheersing van administratieve processen. Zuyd werkte reeds met een oudere versie van Microsoft Dynamics AX met maatwerkoplossingen voor een aantal deelgebieden, zoals de urenregistratie.

DE KEUZE

Zuyd heeft een niet-openbare Europese aanbestedingsprocedure doorlopen. Hierbij werd het minimale aantal van vijf inschrijvers niet bereikt. De procedure is daarom afgebroken en Zuyd is overgegaan op het onderhands gunnen van de opdracht. Zuyd heeft hiervoor een beoordelingsmethodiek opgezet waarbij verschillende partijen werden gevraagd om een aanbieding uit te brengen en een concrete case uit te werken. Op basis van dit traject is voor HSO gekozen om het implementatietraject uit te voeren. PwC heeft de opdracht voor de invulling van business-consultancy en organisatorisch change-management gegund gekregen.

Inge van Beek-Roosen, Directeur Dienst Finance & Control bij Zuyd: “Wij hebben voor HSO gekozen, omdat zij Microsoft Dynamics AX bij een aantal HBO-instellingen ondersteunen en de taal van het onderwijs spreken. Op basis van jarenlange ervaring bij hoger onderwijs-instellingen heeft HSO een standaardapplicatie ontwikkeld ter ondersteuning van de specifieke processen in het hoger onderwijs. Denk hierbij aan verplichtingadministratie, e-procurement en digitale factuurverwerking. In aanvulling hierop hebben we voor ondersteuning door PwC gekozen om het systeem goed in te richten, te verbeteren op het gebied van interne beheersing en soepel in te voeren met acceptatie door de organisatie.”

DE IMPLEMENTATIE

De daadwerkelijke implementatie is begonnen met in de eerste fase een technische migratie van Microsoft Dynamics AX 4.0 naar Microsoft Dynamics AX 2009. Hierna is met een businessmigratie de nieuwe businessarchitectuur in Microsoft Dynamics AX 2009 doorgevoerd. Hierbij is de nieuwe organisatiestructuur ingevoerd, zijn bedrijfsprocessen geoptimaliseerd evenals de herinrichting van de projecten. PwC heeft Zuyd geadviseerd over de inrichting van haar processen, oplossingen voor knelpunten aangedragen, verbeteringen in de interne beheersing doorgevoerd en Zuyd begeleid bij de organisatie- en menselijke kant van de veranderingen. Daarnaast heeft PwC met het opzetten van een projectoffice de uitvoering en beheersing van het project geborgd.

Zuyd is in september 2012 gemigreerd naar een nieuwe versie van Microsoft Dynamics AX 2009 en het HSO Business Platform voor Educatie. Het project omvatte de implementatie van financiële-, projectmatige- en inkoopprocessen bij de hogeschool. Vervolgens is doorgepakt naar een tweede fase waarin nieuwe functionaliteiten voor Zuyd zijn ingericht, zoals digitale werkstromen voor factuurgoedkeuring, verwerking van onderwijsuren, materiële vaste activa en projectbewakingsenquêtes. Deze onderdelen zijn begin april live gegaan.

Parallel hieraan heeft Zuyd haar interne beheersing verbeterd door onder andere het aanscherpen van de toegangsrechten en de uitwerking en beschrijving van processen. Tijdens het project is gewerkt volgens een strakke projectorganisatie waarbinnen op gestructureerde wijze besluiten werden genomen en gekeken is naar de impact van keuzes.

DE VOORDELEN

Zuyd heeft specifieke wensen met betrekking tot de financiële dimensiestructuur, de inrichting van de autorisaties, projecten en inkoop, het genereren van managementinformatie, enzovoort. Door de invoering van het Business Platform van HSO voor Educatie zijn deze specifieke wensen van Zuyd op effectieve wijze beantwoord.

Vanwege de migratie naar een nieuw systeem profiteert Zuyd van extra functies op het gebied van SEPA (Single Euro Payments Area), urenregistratie, een transparantere bedrijfsvoering en betere beheersing van projecten. Ook is het systeem veel doelmatiger ingericht, dankzij een op rollen gebaseerde autorisatiestructuur.

Door de ondersteuning van PwC in het project met businessconsultancy en organisatie changemanagement is Zuyd in staat geweest, ondanks moeilijke keuzes en grote veranderingen, haar doelstellingen te realiseren en de wijzigingen goed voorbereid en soepel te laten plaatsvinden.

TOEKOMST

De volgende optimalisatie is inmiddels gestart en HSO adviseert en ondersteunt Zuyd bij het verder benutten van Microsoft Dynamics AX 2009 voor haar inkoopprocessen door een koppeling met de applicatie van ProQuro en (online) tijdsregistratie.

MICROSOFT DYNAMICS AX VOOR HOGESCHOLEN EN UNIVERSITEITEN

Onderwijsinstellingen zijn kennisorganisaties die graag hun resources primair richten op het verzorgen van onderwijs en geen omkijken willen hebben naar bedrijfsvoeringprocessen. HSO heeft specifiek voor deze processen in de hogere onderwijsmarkt een oplossing ontwikkeld. Met deze oplossing worden de efficiëntie en kwaliteit van de onderwijsondersteunende processen verhoogd.

Met Microsoft Dynamics AX en het Business Platform voor Educatie biedt HSO een applicatie die de backofficeprocessen van onderwijsinstellingen optimaal afdekt. In combinatie met andere producten van Microsoft, zoals Office SharePoint Server 2013, Business Intelligence via SQL Server 2012 en Microsoft Dynamics CRM, biedt HSO onderwijsinstellingen één platform voor alle IT-vraagstukken.


Terug naar overzicht