Stel een realistische planning op en blijf realistisch

Na veel wikken en wegen is het hoge woord eruit, een gloednieuwe machine voor het produceren van ons buitengewoon concurrerende product gaat er komen. We hebben de voor- en nadelen uitvoerig met elkaar vergeleken en met deze investering winnen we zoveel aan efficiency dat een glorieuze toekomst ons toelacht. Er zijn nog twee hobbels te nemen: onze machine moet nog worden gemaakt en de leverancier moet nog worden gekozen. Samen met twee mogelijke partners zetten we de eisen en wensen op een rij. Technisch gezien zouden beiden het kunnen, zodoende concentreren we ons op het Plan van Aanpak. Hoe snel kunnen wij gaan produceren met onze nieuwe machine, hoe stellen de partners zich op, hoeveel tijd hebben ze nodig, hoeveel geld moeten wij uitgeven?

Door Otto Buurman, Business Consultant HSO

Iedereen die te maken heeft met projecten en planningen zullen de vragen bekend voorkomen. Wat gaan we doen, hoeveel tijd hebben we daarvoor nodig en, niet onbelangrijk, wanneer kunnen we klaar zijn? Hier komt het spanningsveld in beeld van de verschillende stakeholders. De klant wil de doorlooptijd zo kort mogelijk houden, accountmanagers willen competitief blijven met een zo laag mogelijk aantal dagen en de consultants en project managers willen niet te krap in de tijd komen te zitten.

Beide partijen hebben de nodige informatie ingewonnen. Ze hebben vaker met dit bijltje gehakt dus we hebben we alle vertrouwen in dat ze met goede voorstellen komen. Partner A geeft een goede presentatie en beweert dat een dergelijk project toch wel in 100 dagen gepiept moet kunnen zijn. Hiermee komen ze boven onze verwachting uit. Dit zou fantastisch zijn, over ruim zes maanden tegen redelijke kosten klaar voor de toekomst.

In opperbeste stemming ontvangen we partner B. Zij geven een degelijk verhaal, en hebben op basis van hun ervaring een optelling van de benodigde tijd voor alle verschillende activiteiten gemaakt. Zij geven aan dat het opleveren van de nieuwe machine toch zeker 150 dagen gaat kosten, onder voorwaarde dat er geen nieuwe of gewijzigde eisen worden gesteld. Bovendien geven zij aan dat we rekening moeten houden met een doorlooptijd van ongeveer negen tot twaalf maanden. Wie heeft er realistisch gepland, wie kan zijn plan realiseren?

 

REALISTISCH PLANNEN

Om de planning van een project op te stellen zijn er natuurlijk verschillende methoden. We kunnen op hoofdlijnen grof over de duim een hoeveelheid dagen inschatten per functioneel terrein of, op basis van een gedetailleerde work breakdown, een budget per activiteit opstellen. De eerste methode is voor het idee van partner A wellicht voldoende, maar wanneer we onze klant en onszelf niet voor de gek willen houden moeten we realistisch plannen. Dit betekent dat we op basis van onze jarenlange ervaring met implementatie- en migratieprojecten prima kunnen inschatten welke activiteiten er uitgevoerd moeten worden en hoeveel tijd we daarvoor nodig hebben. Een roll up van de gebudgetteerde tijd per activiteit levert zo een reëel beeld van de planning van het project.

 

Onze keuze is gemaakt, ondanks de langere doorlooptijd en daarmee gepaard gaande kosten hebben we een keuze gemaakt voor partner B. De breakdown van het door hen voorgestelde project kwam ons zeer realistisch over en gaf ons meer vertrouwen in het slagen van het project dan het ogenschijnlijk ‘koopje’ van partner A. De klik tussen de beide organisaties is goed en het project is positief afgetrapt.
Het project zou geen project zijn wanneer er geen tegenslagen te verwerken zijn. Het ontwerpen van een aantal onderdelen vraagt meer tijd dan gedacht, belangrijke medewerkers aan onze kant hebben door druk vanuit de business weinig tijd om zich met het project te bemoeien. Blijven we in staat het realistisch te plannen of gaan we voor simpelweg ‘het plan realiseren’?

 

PLAN REALISEREN

Nu we een realistisch plan hebben opgesteld is het zaak realistisch te blijven. De insteek dat een project gereed is wanneer de geplande dagen op zijn, leidt in de meeste gevallen niet tot grote successen. Ook gedurende het project zullen we eerlijk moeten blijven naar onze klant en onszelf. Ben ik in staat de activiteiten af te ronden in de dagen die ik (nog) beschikbaar heb? Is het plan nog reëel, of moeten we ons in alle bochten wringen om het plan te realiseren in plaats van dat we realistisch blijven plannen? Het lijkt een open deur, maar als een struisvogel de kop in het zand te steken voor invloeden op het plan levert voor beide partners in het project problemen en ontevredenheid op. Verwachtingen gaan uit elkaar lopen, planningen komen zwaar onder druk te staan en veel energie gaat verloren met het ‘droog houden’ van het project.

 

Ondanks de negatieve invloeden op het originele plan zijn we er gezamenlijk in geslaagd onze nieuwe machine in gebruik te nemen. Dankzij het realisme van beide partijen wisten we gedurende het gehele project wat we van elkaar konden en mochten verwachten. Het eindresultaat mag er zijn! Voortdurend hebben we erop gestuurd realistisch te plannen en niet ‘het plan te realiseren’


Terug naar overzicht