Succesvolle invoer door Hogeschool Utrecht van elektronisch verwerken facturen in Microsoft Dynamics AX

De Hogeschool Utrecht (hierna HU) heeft de elektronische verwerking van haar inkomende facturen via OCR (Optical Character Recognition) succesvol ingevoerd. Jaarlijks ontvangt de hogeschool ruim 65.000 facturen die nu digitaal verwerkt worden.

Al geruime tijd gebruikt de HU Microsoft Dynamics AX voor het afhandelen van haar administratieve processen. Een van de doelstellingen van de HU is het verlagen van de administratieve lastendruk bij haar medewerkers. Jaarlijks ontvangt de hogeschool ruim 65.000 inkoopfacturen die door de vele budgethouders geaccordeerd moeten worden. Rob Lancee, deelprojectleider van de HU vertelt over de oude situatie: “In de oude situatie werden alle facturen per interne post naar de budgethouders gestuurd; indien er iets niet klopte, werd de factuur retour gestuurd en weer opnieuw aangeboden. Doordat alles per interne post gebeurde, duurde dit proces vaak weken. Ook gebeurde het wel dat facturen hierdoor zoek raakten.”

HSO, de Microsoft Dynamics AX partner voor de hogeschool, is gevraagd de implementatie te verzorgen van het digitaliseren van de facturen. De binnenkomende facturenstroom wordt, door gebruik te maken van OCR, ingescand en aan de vele budgethouders digitaal aangeboden. De budgethouders kunnen dan de betreffende factuur op het scherm bekijken en goed- of afkeuren. Dit alles is ingeregeld middels een workflow.

Het bouwen aan de oplossing met de HSO is erg prettig verlopen, we hebben wekelijks contact gehad en in piekperiodes vaak dagelijks. Hierdoor beschikt de Hogeschool Utrecht nu over een systeem dat helemaal aansluit op de eisen en wensen van gebruikers. Facturen worden nu digitaal van de ene locatie naar de andere gestuurd en door de ingerichte workflow is het altijd duidelijk waar de factuur ligt. Dit betekent niet alleen een enorme tijdwinst, ook is het zoekraken van facturen behoort nu verleden tijd.

Astrid Banen, sales manager bij HSO, is blij dat dit project succesvol is afgerond en zegt: “Door deze oplossing is de HU in staat om de vele binnenkomende facturen op een centrale plaats binnen te laten komen en vervolgens elektronisch te distribueren naar de verschillende budgethouders. Daardoor is het goedkeuring- en betalingsproces verkort en is de administratieve lastendruk zeker verminderd. Iets wat de HU als doelstelling heeft.”


Terug naar overzicht